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Teamassistenz (m/w/d) 08.11.2024 brandschutz plus GmbH Berlin (DE)
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Teamassistenz (m/w/d)

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Teamassistenz (m/w/d)
brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 08.11.2024

Anzeigeninhalt:

08.11.2024, brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
- Annehmen und Weiterleiten von Anrufen an der Telefonzentrale - Abhören und Bearbeiten des Anrufbeantworters sowie Weiterleitung wichtiger Informationen an das Team Korrespondenz und Büroorganisation: - Betreuung der Korrespondenz mit Auftraggebern, Subunternehmern und für Büroreparaturen - Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz im Tagesgeschäft - Bearbeitung eingehender Angebotsanfragen, Rücksprache mit der Geschäftsführung und Kommunikation mit Interessenten - Erstellung und Verwaltung von Angeboten in MS Word, unserer Projektmanagement-Software und MS Excel - Ermittlung von Honoraren in Abstimmung mit der Geschäftsführung - Aktualisierung und Pflege der Angebotsvorlagen Auftragsverwaltung: - Ablage und Verwaltung von Aufträgen in unserer Software und auf dem Server - Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Vollständigkeit - Weiterleitung von Beauftragungen an die Teamleitung IT- und Datenmanagement: - Pflege und Verwaltung der Passwortdatenbank für Ausschreibungsplattformen - Kontaktdatenpflege in Outlook und AGFEO Unterstützung in der Buchhaltung: - Ablage digitaler Rechnungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung - Urlaubsvertretung im Rechnungswesen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in der Assistenz oder im Backoffice - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit UntermStrich oder vergleichbaren Programmen - Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Eigeninitiative

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