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Teamassistenz (m/w/d)
brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 08.11.2024
Anzeigeninhalt:
08.11.2024, brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben:
- Annehmen und Weiterleiten von Anrufen an der Telefonzentrale
- Abhören und Bearbeiten des Anrufbeantworters sowie Weiterleitung wichtiger Informationen an das Team
Korrespondenz und Büroorganisation:
- Betreuung der Korrespondenz mit Auftraggebern, Subunternehmern und für Büroreparaturen
- Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz im Tagesgeschäft
- Bearbeitung eingehender Angebotsanfragen, Rücksprache mit der Geschäftsführung und Kommunikation mit Interessenten
- Erstellung und Verwaltung von Angeboten in MS Word, unserer Projektmanagement-Software und MS Excel
- Ermittlung von Honoraren in Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Aktualisierung und Pflege der Angebotsvorlagen
Auftragsverwaltung:
- Ablage und Verwaltung von Aufträgen in unserer Software und auf dem Server
- Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Vollständigkeit
- Weiterleitung von Beauftragungen an die Teamleitung
IT- und Datenmanagement:
- Pflege und Verwaltung der Passwortdatenbank für Ausschreibungsplattformen
- Kontaktdatenpflege in Outlook und AGFEO
Unterstützung in der Buchhaltung:
- Ablage digitaler Rechnungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
- Urlaubsvertretung im Rechnungswesen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Assistenz oder im Backoffice
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit UntermStrich oder vergleichbaren Programmen
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Eigeninitiative
Standorte