- Annehmen und Weiterleiten von Anrufen an der Telefonzentrale - Abhören und Bearbeiten des Anrufbeantworters sowie Weiterleitung wichtiger Informationen an das Team Korrespondenz und Büroorganisation: - Betreuung der Korrespondenz mit Auftraggebern, Subunternehmern und für Büroreparaturen - Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz im Tagesgeschäft - Bearbeitung eingehender Angebotsanfragen, Rücksprache mit der Geschäftsführung und Kommunikation mit Interessenten - Erstellung und Verwaltung von Angeboten in MS Word, unserer Projektmanagement-Software und MS Excel - Ermittlung von Honoraren in Abstimmung mit der Geschäftsführung - Aktualisierung und Pflege der Angebotsvorlagen Auftragsverwaltung: - Ablage und Verwaltung von Aufträgen in unserer Software und auf dem Server - Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Vollständigkeit - Weiterleitung von Beauftragungen an die Teamleitung IT- und Datenmanagement: - Pflege und Verwaltung der Passwortdatenbank für Ausschreibungsplattformen - Kontaktdatenpflege in Outlook und AGFEO Unterstützung in der Buchhaltung: - Ablage digitaler Rechnungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung - Urlaubsvertretung im Rechnungswesen