Teamassistenz für das Sekretariat

- Zu Ihren Tätigkeiten gehört die Terminkoordinierung und Vorbereitung von Terminen sowie die Verwaltung der Adresskartei der Abteilung ebenso wie die Betreuung von Gästen - Sie sind für die Erstellung von Schriftstücken und Beantwortung von kleinen Anfragen, die Ablage des Schriftverkehrs des Abteilungsleiters sowie die Erstellung von Beratungsunterlagen und Tagesordnungen für Sitzungen und Termine zuständig - Sie betreuen und verwalten Personalangelegenheiten der Abteilung in enger Absprache mit dem Personalreferat. Dazu zählt die Anwesenheitskontrolle, Krankmeldungen und das Führen der Urlaubspläne - Sie sind für die Vorsortierung und Verteilung der Post sowie für die Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten verantwortlich - Die Bestellung, Ausgabe und Verwaltung von Büromaterial gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Einführung von Praktikanten, Auszubildenden, Projektmitarbeitenden oder Volontär:innen in die Abteilungsorganisation Aufgaben der allgemeinen Verwaltung und abteilungsübergreifenden Sachbearbeitung: - Sie organisieren für die Abteilungsleitung Dienstreisen und rechnen die Dienstreisekosten für Inlandreisen nach Bundesreisekostengesetz ab - Teil Ihrer Aufgabe ist die Unterstützung des Zentralen Abteilungsdienstes bei der Koordination und Angebotsrecherche für Weiterbildungen und terminlichen Koordinierung von Weiterbildungsfreistellungen - Sie sind für die Anlagenbuchhaltung der Abteilung verantwortlich