Sekretär / Sekretärin (m/w/d) bzw. Assistenz der Fachbereichsleitung in Teilzeit
12.09.2024
Physikalisch-Technische Bundesanstalt
Berlin (DE)
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Sekretär / Sekretärin (m/w/d) bzw. Assistenz der Fachbereichsleitung in Teilzeit
Physikalisch-Technische Bundesanstalt
Berlin (DE)
Aktualität: 12.09.2024
Anzeigeninhalt:
12.09.2024, Physikalisch-Technische Bundesanstalt
Berlin (DE)
Sekretär / Sekretärin (m/w/d) bzw. Assistenz der Fachbereichsleitung in Teilzeit
Aufgaben:
Sie unterstützen die Fachbereichsleitung 7.5 »Wärme und Vakuum« (https://www.ptb.de/cms/ptb/fachabteilungen/abt7/fb-75.html) mit folgenden Tätigkeiten:
- Eigenständige Bearbeitung der im Fachbereichssekretariat anfallenden organisatorischen und allgemeinen Bürotätigkeiten
- Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (schriftlich und mündlich)
- Durchführung und Überwachung von Bestellvorgängen in SAP /R3 sowie Mitarbeit bei der Überwachung von Einnahmen und Gebühren und bei der Finanz- und Investitionsplanung
- Vorbereitung und Organisation von nationalen und internationalen Veranstaltungen sowie Dienstreisen
- Aktualisierung interner Datenbanken zur Dokumentation von Auftrags- und Projektstatus sowie Veröffentlichungen
- Mitarbeit bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse des Fachbereichs
- Vertretung gleichartiger Tätigkeiten in der Abteilung
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Managementassistent/-in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Wirtschaftsassistent/-in für Büro- und Sekretariat, Fremdsprachensekretär/-in oder eine vergleichbare Ausbildung
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse
- Kenntnisse im Umgang mit einer digitalen Daten- und Dokumentensammlung (E-Akte) sowie TYPO 3 und SAP sind von Vorteil
- Strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
- Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
- Deutsch- (C2-Niveau (https://www.europaeischer-referenzrahmen.de/) ) und Englischkenntnisse (C1-Niveau (https://www.europaeischer-referenzrahmen.de/) )
Standorte