Teamassistenz
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Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
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Teamassistenz
Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Aktualität: 20.09.2024
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20.09.2024, Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Teamassistenz
Aufgaben:
- Sie verantworten die zentrale Büroorganisation des Sekretariats (allg. Auskunftserteilung, Büromanagement, Ablageorganisation,) und übernehmen Assistenztätigkeiten für die Dezernatsleitung.
- Sie sind für Terminplanung und -koordinierung sowie für die Koordination des zentralen Postaufkommens zuständig.
- Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen von Personalangelegenheiten (u. a. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen) und. bearbeiten in Abstimmung mit der Dezernatsleitung eigenständig verschiedene Themen/Projekte.
- Sie überwachen ausgewählte Finanzmittel und verwalten Sachmittel (u.a. Bestellung Büromaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle über SAP).
- Sie stellen die Einhaltung ausgewählter Prozesse (u.a. On-/Offboarding, Dienstreisen) sicher und beraten hierbei die Mitarbeitenden.
- Sie organisieren Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung.
- Sie pflegen ausgewählte Bereiche der Dezernatshomepage.
Qualifikationen:
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise im kaufmännischen sowie verwaltungstechnischen Bereich oder haben gleichwertige Fähigkeiten und Erfahren.
- Eine gute Zusammenarbeit im Team ist für Sie sehr wichtig. Sie verfügen demnach über eine hohe soziale Kompetenz.
- Sie haben ein ausgeprägtes organisatorisches Talent und eine gute Kommunikationsfähigkeit.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse bei den Office Anwendungen Word und Outlook. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse im SAP. Die Einarbeitung in neue IT-Anwendungen gelingt Ihnen gut.
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und verlässlich.
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse.
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