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Teamassistenz für das Sekretariat
Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
Potsdam (DE)
Aktualität: 27.09.2024
Anzeigeninhalt:
27.09.2024, Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg
Potsdam (DE)
Teamassistenz für das Sekretariat
Aufgaben:
- Zu Ihren Tätigkeiten gehört die Terminkoordinierung und Vorbereitung von Terminen sowie die Verwaltung der Adresskartei der Abteilung ebenso wie die Betreuung von Gästen
- Sie sind für die Erstellung von Schriftstücken und Beantwortung von kleinen Anfragen, die Ablage des Schriftverkehrs des Abteilungsleiters sowie die Erstellung von Beratungsunterlagen und Tagesordnungen für Sitzungen und Termine zuständig
- Sie betreuen und verwalten Personalangelegenheiten der Abteilung in enger Absprache mit dem Personalreferat. Dazu zählt die Anwesenheitskontrolle, Krankmeldungen und das Führen der Urlaubspläne
- Sie sind für die Vorsortierung und Verteilung der Post sowie für die Weiterleitung und Beantwortung von Telefonaten verantwortlich
- Die Bestellung, Ausgabe und Verwaltung von Büromaterial gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Einführung von Praktikanten, Auszubildenden, Projektmitarbeitenden oder Volontär:innen in die Abteilungsorganisation
Aufgaben der allgemeinen Verwaltung und abteilungsübergreifenden Sachbearbeitung:
- Sie organisieren für die Abteilungsleitung Dienstreisen und rechnen die Dienstreisekosten für Inlandreisen nach Bundesreisekostengesetz ab
- Teil Ihrer Aufgabe ist die Unterstützung des Zentralen Abteilungsdienstes bei der Koordination und Angebotsrecherche für Weiterbildungen und terminlichen Koordinierung von Weiterbildungsfreistellungen
- Sie sind für die Anlagenbuchhaltung der Abteilung verantwortlich
Qualifikationen:
- Berufserfahrung in der Bearbeitung von Sekretariatsaufgaben inklusive hochwertiger Korrespondenz
- Sicherheit im Umgang mit der gängigen Software (MS Office)
- gute Englischkenntnisse s/m
- ausgeprägtes Organisationsvermögen
- gute Kommunikationsfähigkeit und Empathie
- Sicheres Auftreten im Kontakt mit Gästen
- Loyalität
- mehrjährige Erfahrung in der Leitung von Vorzimmern/Sekretariaten
- Kenntnisse weiterer Fremdsprachen
Standorte
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