Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)
07.11.2024
Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
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07.11.2024, Landeshauptstadt Stuttgart
Stuttgart
Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)
Aufgaben:
Sie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und Integration
Sie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innen
Sie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die Fachabteilungen
Sie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter Versammlungen
Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiter
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Qualifikationen:
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
Fundierte PC-Kenntnisse, insb. MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)
Sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
Ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
Große Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher Flexibilität
Standorte