Vorzimmer Amtsleitung (m/w/d)
01.11.2024
Landeshauptstadt Mainz
Mainz am Rhein (DE)
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Vorzimmer Amtsleitung (m/w/d)
Landeshauptstadt Mainz
Mainz am Rhein (DE)
Aktualität: 01.11.2024
Anzeigeninhalt:
01.11.2024, Landeshauptstadt Mainz
Mainz am Rhein (DE)
Vorzimmer Amtsleitung (m/w/d)
Aufgaben:
· Bearbeitung aller eingehenden und ausgehenden Korrespondenzen (E-Mail, Briefe, Pakete etc.)
· Führung der Registratur
· Schreibarbeiten, Erstellen von Dokumenten in MS-Office, Beschlussvorlagen für die städtischen Gremien
· Telefondienst
· Abrechnung und Einzahlung der Einnahmen und Spenden
· Verwaltung der Barkasse
· Betreuung des Kassensystems und Datensicherung
· Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen
· Empfangstätigkeiten und Gästebewirtung
· Teilnahme an Besprechungen und Führen der Protokolle
· Pflege des Terminkalenders und Unterstützung bei der Planung von Terminen
Qualifikationen:
· Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung
· Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
· Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
· Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
· Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in MS-Word und MS-Excel
· Kenntnisse in dem Programm Lotus Notes sind wünschenswert
· Bereitschaft, sich in das Programm »Session« einzuarbeiten
· Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
· Englisch in Wort und Schrift (verhandlungssicher) ist wünschenswert
Standorte