Vorzimmerkraft für die Institutsleitung (m/w/d)
15.06.2024
Julius Kühn-Institut Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen
Siebeldingen (DE)
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Vorzimmerkraft für die Institutsleitung (m/w/d)
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Informationen zur Anzeige:
Vorzimmerkraft für die Institutsleitung (m/w/d)
Julius Kühn-Institut Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen
Siebeldingen (DE)
Aktualität: 15.06.2024
Anzeigeninhalt:
15.06.2024, Julius Kühn-Institut Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen
Siebeldingen (DE)
Vorzimmerkraft für die Institutsleitung (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
Als Büroassistenz sind sie in einer Querschnittsposition tätig und unterstützen die Institutsleitung sowohl in der internen Organisation, als auch in der Pflege und Koordination von Außenkontakten.
· Büroorganisation, analoge und digitale Aktenführung, Raum- und Terminkoordination;
· Postbearbeitung und fachliche Zuordnung in die Organisation, Wiedervorlagenplanung und Überwachung;
· Abwicklung des Telefon-, E-Mail- und Publikumsverkehrs;
· Repräsentation des Institutes und Bewirtung von Gästen;
· Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen;
· Bearbeitung der Aus- und Fortbildungsangelegenheiten sowie der Arbeitssicherheitsvorgänge;
· Assistenz bei Ablauf- und Zeitplanung im Leitungsteam;
· Reisemanagement und Bearbeitung des Reiseportals.
Das bringen Sie mit:
· eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung;
· Kenntnisse in der sicheren Anwendung von Bürosoftware (insbesondere MS-Office, idealerweise Erfahrungen mit der Dateneingabe in Datenbanken);
· Talent für Organisation, verfügen über eine strukturierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur interdisziplinären Zusammenarbeit und sind teamfähig;
· eine gute Ausdrucksfähigkeit und gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie Kenntnisse der englischen Sprache;
· idealerweise praktische Erfahrungen in den Bereich Haushalt, Personalwesen und Verwaltung.
Selbstständiges Arbeiten, persönliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität sowie Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft werden vorausgesetzt.
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