Teamassistenz (m/w/d)
07.01.2025
brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
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brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 07.01.2025
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07.01.2025, brandschutz plus GmbH
Berlin (DE)
Teamassistenz (m/w/d)
Über uns:
Willkommen bei brandschutz plus! Wir sind ein engagiertes Team, das mit Leidenschaft und Expertise an der Sicherheit von Gebäuden arbeitet. Unser Herz schlägt besonders für die Herausforderungen im nachhaltigen Bauen - und das erreichen wir durch engagierte und talentierte Mitarbeiter. Da wir wachsen möchten, suchen wir ab Januar 2025 weitere Unterstützung für unsere Hauptniederlassung in Berlin.
Aufgaben:
- Annehmen und Weiterleiten von Anrufen an der Telefonzentrale
- Abhören und Bearbeiten des Anrufbeantworters sowie Weiterleitung wichtiger Informationen an das Team
- Korrespondenz und Büroorganisation:
- Betreuung der Korrespondenz mit Auftraggebern, Subunternehmern und für Büroreparaturen
- Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz im Tagesgeschäft
- Bearbeitung eingehender Angebotsanfragen, Rücksprache mit der Geschäftsführung und Kommunikation mit Interessenten
- Erstellung und Verwaltung von Angeboten in MS Word, unserer Projektmanagement-Software und MS Excel
- Ermittlung von Honoraren in Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Aktualisierung und Pflege der Angebotsvorlagen
- Auftragsverwaltung:
- Ablage und Verwaltung von Aufträgen in unserer Software und auf dem Server
- Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Vollständigkeit
- Weiterleitung von Beauftragungen an die Teamleitung
- IT- und Datenmanagement:
- Pflege und Verwaltung der Passwortdatenbank für Ausschreibungsplattformen
- Kontaktdatenpflege in Outlook und AGFEO
- Unterstützung in der Buchhaltung:
- Ablage digitaler Rechnungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
- Urlaubsvertretung im Rechnungswesen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Assistenz oder im Backoffice
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit UntermStrich oder vergleichbaren Programmen
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Eigeninitiative
Wir bieten:
- 30-Stunden-Woche: genieße eine reduzierte Arbeitszeit, die dir mehr Raum für persönliche Interessen und Erholung lässt.
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Tägliche Fokuszeit: Nutze zwei Stunden täglich für konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen, um deine Aufgaben effizient voranzutreiben.
- Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung
- Fünf Tage Workation pro Kalenderjahr: arbeite dort, wo es dir gefällt! Kombiniere Arbeit mit Erholung an inspirierenden Orten.
- Firmenfitness: Bleibe fit und gesund mit unseren Angeboten zur Förderung deiner körperlichen Fitness.
- Betriebliche Altersvorsorge
Unser Kontakt:
Brandschutz plus GmbH
Brunnenstr. 156
10115 Berlin
Standorte