Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für den Fachbereich E-Government
30.10.2024
Landeshauptstadt Potsdam
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Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für den Fachbereich E-Government
Landeshauptstadt Potsdam
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Aktualität: 30.10.2024
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30.10.2024, Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam (DE)
Sekretärin / Sekretär (m/w/d) für den Fachbereich E-Government
Aufgaben:
Büromanagement
- Bearbeiten und Weiterleiten des Postein- und Postausgangs
- Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken
- Organisation der Wiedervorlage der Leitung und des Stabes
- Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
- Fachgerechtes, wirtschaftliches und umweltgerechtes Einsetzen von Organisations- und Arbeitsmitteln
- Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
- Erstellen von Protokollen, hier u.a. mit technischen/ fachspezifischen IT-Termini und -Inhalten
- Recherchetätigkeiten
Bürokommunikation
- Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden
- Bereitstellen von Unterlagen, Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
- Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partnern
- Erfassen, Verarbeiten, Aufbereiten und Verwenden von Fachbereichsinformationen
Teilsachbearbeitung
- Vorbereitendes Zusammenstellen von fallbezogenen Vorgängen
- Erteilen von Auskünften
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf (bspw. Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter oder Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter)
- Einschlägige Berufserfahrung - gern auch in einem IT-verwandten Umfeld - wünschenswert bzw. die Bereitschaft und das Interesse sich in dieses Umfeld einzuarbeiten
- Fundierte Erfahrungen und Kenntnisse in der Organisation von Büroabläufen, Terminplanung und -verwaltung sowie in der Bereitstellung von Unterlagen
- Stark ausgeprägte Medienkompetenz und Organisationsfähigkeit
- Sehr hohe Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit und Dienstleistungskompetenz
- Hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen
Standorte