Sekretär*in (m/w/d) im Sekretariat der Abteilung Technology

Eine strukturierte Einarbeitungsphase mit regelmäßigen Feedbackgesprächen hilft Ihnen, sich zügig am Institut zu integrieren und sich in das Aufgabenfeld einzuarbeiten. Eine erfahrene Kollegin wird Ihnen zur Seite stehen und Sie gezielt einarbeiten. Gegenseitige Unterstützung, Verlässlichkeit und ein vertrauensvolles Miteinander sind uns hierbei wichtig. Als Sekretärin der Abteilung Technology arbeiten Sie im internationalen Team von Prof. Dr. Andreas Mai zusammen. Als Teil des Sekretariatsteams übernehmen Sie Aufgabengebiete und organisieren die Arbeitsabläufe und den Geschäftsverkehr der Abteilung in Abstimmung mit der Sekretariatsleitung. Das internationale Team von 150 Wissenschaftlerinnen, Ingenieurinnen, technische Fachkräfte, Studierende und Praktikantinnen in 10 Arbeitsgruppen verlassen sich auf Ihre serviceorientierte Annahme und zuverlässige Weiterleitung von Informationen. Zu Ihren Routineaufgaben gehören die Koordination und Verwaltung von Terminen sowie der Versand von Chips, Wafern und Bauteilen, Monitoring von spezifischen Beschaffungsvorgängen. Außerdem organisieren Sie die Dienstreisen der Mitarbeitenden und unter Einhaltung der Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes. Für ausgewählte internationale Meetings, Konferenzen und Tagungen, die die Abteilung ausrichtet, übernehmen Sie das Veranstaltungsmanagement.