Teamassistenz (w/m/d)­­/­­Office Manager*in­­/­­Sekretariat

Sind Sie gern Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und beraten Sie gern zu administrativen Prozessen? Als Teamassistenz (w/m/d) werden Sie ein wichtiger Teil unseres internationalen Teams. Sie unterstützen die Forschenden bei ihrer Arbeit, gestalten die administrativen Abläufe, koordinieren Vorgänge innerhalb von HIPOLE Jena und betreuen unsere nationalen und internationalen Gäste und Kooperationen. Administrativ angebunden sind Sie dabei bei der administrativen Institutsleitung und unterstützen ebenfalls eine Reihe von Abteilungen und gemeinsame Forschungsgruppen und erhalten so Einblick in verschiedene spannende Forschungsfelder. Bei uns erwartet Sie ein vielseitiger Job in einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld - wir freuen uns auf Sie! Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden und Leitungskräfte in administrativen Angelegenheiten, z.B. bei Anfragen, Bestellungen und Statistiken. Sie begleiten und koordinieren Personalmaßnahmen beim On- und Offboarding neuer Mitarbeiterinnen, inklusive der Unterstützung beim Bewerbungsmanagement. Sie sind zuständig für die Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einladungen, Berichte, Postverteilung, Ablage interner Vorgänge, Sachbearbeitung, Vertragswesen, Mithilfe bei der Organisation von Konferenzen und Workshops sowie nach Einarbeitung die Pflege unserer Internetseiten. Sie kommunizieren mit internen und externen Geschäftspartnerinnen. Sie betreuen unsere Gäste und Kooperationspartner*innen. Sie organisieren das Sekretariat.