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Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Aktualität: 19.09.2024
Anzeigeninhalt:
19.09.2024, Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen
Jena (DE)
Mitarbeiter:in Geschäftsstellenverwaltung
Aufgaben:
- Administrative Koordination der Geschäftsstelle und Unterstützung größerer Drittmittelprojekte
- Administrative Organisation der Zentralprojekte des SFB 1278 (»PolyTarget«) (Koordination der Research Training Group)
- Organisation von internationalen wissenschaftlichen Tagungen, Seminaren, Vorträgen, Workshops, Presseterminen und Gremiensitzungen
- Vor- und Nachbereitung von Messeauftritten
- Konzeption eines Sponsoring Konzeptes inkl. Preisgestaltung und Erstellung von Sponsorenhandbüchern
- Erstellung von Druckelementen wie Flyern, Programmheften, Abstractheften und Postern, sowie von Newslettern in deutscher und englischer Sprache
- redaktionelle Betreuung der Internetauftritte sowie der Social Media-Kanäle
- Koordination und administrative Unterstützung, vorrangig in englischer Sprache, sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
- Verwaltungstechnische Organisation und Koordination von Personalangelegenheiten (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Bearbeiten von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen)
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (z.B. als Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation, Veranstaltungskaufmann/-frau oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveräne EDV-Kenntnisse (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher)
- Grundkenntnisse in html zur Administration von Webseiten wünschenswert
- Nach Möglichkeit Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und
- Rechnungswesens
- Technisches/naturwissenschaftliches Grundverständnis ist von Vorteil
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationsgeschick
- Selbstständige Arbeitsweise, strukturiertes Denkvermögen, Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Flexibilität und organisatorisches Talent
- Gute Teamfähigkeit
Standorte