Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)

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Stadt Bielefeld

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Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)

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Aktualität: 03.10.2024

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03.10.2024, Stadt Bielefeld

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Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)

Aufgaben:

Assistenz und Büroorganisation im Bereich der Amtsleitung Telefondienst Terminplanung und -koordination Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft Postbearbeitung und -verteilung Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten Personalsachbearbeitung wie z. B. Führen der amtsinternen Personalakten, Führen der Kranken- und Urlaubsdatei, Bearbeitung von Sonderfällen im Rahmen der Zeiterfassung sowie Sonderurlaubsanträgen, Bearbeitung von Dienstunfällen Überwachung und Koordinierung der Untersuchung auf Bildschirmtauglichkeit Verwaltung von Dienstsiegeln, Dienstausweisen und Anordnungsbefugnissen Eigenverantwortliche Beschaffung von Büromaterial und Möbeln Geschäftsbereichsübergreifende Unterstützungsarbeiten bei besonderen Projekten Selbstständige Bearbeitung von Mängelmeldungen, die über das Beteiligungsportal der Stadt Bielefeld beim BSC eingehen

Qualifikationen:

Abgeschlossene verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestelle/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich Umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse mit der Standardsoftware (MS-Office) sowie der Telefonanlage Bereitschaft zur Aneignung des Umgangs mit verschiedenen Fachverfahren, z. B. SAP, Atoss, e-Kaufhaus, Session Gute Umgangsformen, sicheres und verbindliches Auftreten, Kommunikationsstärkeund Teamfähigkeit, hohes Maß an Selbständigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit

Standorte

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