Informationen zur Anzeige:
Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)
Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Aktualität: 03.10.2024
Anzeigeninhalt:
03.10.2024, Stadt Bielefeld
Bielefeld (DE)
Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)
Aufgaben:
Assistenz und Büroorganisation im Bereich der Amtsleitung
Telefondienst
Terminplanung und -koordination
Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
Postbearbeitung und -verteilung
Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
Personalsachbearbeitung wie z. B. Führen der amtsinternen Personalakten, Führen der Kranken- und Urlaubsdatei, Bearbeitung von Sonderfällen im Rahmen der Zeiterfassung sowie Sonderurlaubsanträgen, Bearbeitung von Dienstunfällen
Überwachung und Koordinierung der Untersuchung auf Bildschirmtauglichkeit
Verwaltung von Dienstsiegeln, Dienstausweisen und Anordnungsbefugnissen
Eigenverantwortliche Beschaffung von Büromaterial und Möbeln
Geschäftsbereichsübergreifende Unterstützungsarbeiten bei besonderen Projekten
Selbstständige Bearbeitung von Mängelmeldungen, die über das Beteiligungsportal der Stadt Bielefeld beim BSC eingehen
Qualifikationen:
Abgeschlossene verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestelle/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
Umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse mit der Standardsoftware (MS-Office) sowie der Telefonanlage
Bereitschaft zur Aneignung des Umgangs mit verschiedenen Fachverfahren, z. B. SAP, Atoss, e-Kaufhaus, Session
Gute Umgangsformen, sicheres und verbindliches Auftreten, Kommunikationsstärkeund Teamfähigkeit, hohes Maß an Selbständigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit
Standorte
Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)
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