Assistenz in der Verwaltungsdirektion (m/w/d)
20.11.2024
Staatliche Kunstsammlungen Dresden
Dresden (DE)
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Assistenz in der Verwaltungsdirektion (m/w/d)
Staatliche Kunstsammlungen Dresden
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Aktualität: 20.11.2024
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20.11.2024, Staatliche Kunstsammlungen Dresden
Dresden (DE)
Assistenz in der Verwaltungsdirektion (m/w/d)
Aufgaben:
- Projektkoordination innerhalb der Verwaltung inklusive des Verfassens von Projektplänen, der Koordinierung des jeweiligen Projektzeitplans sowie der Aufbereitung der Projektarbeitsergebnisse
- selbstständige Rechnungsbearbeitung im Rahmen der Mitarbeit in Projekten der Kaufmännischen Direktion (inkl. Projektcontrolling)
- selbstständige Aktenführung und Schriftgutverwaltung mit Datenmanagementsystem Einführen und Ausrollen von digitalen Prozessen zur Bearbeitung von Vorgängen im Bereich der Verwaltung
- unterschriftsreife Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Beratungen sowie Sitzungskoordination inkl. Protokollführung
- Vorbereitung von Reden, Vorträgen und Texten
- selbstständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
- allgemeine Büroorganisation inkl. Eingangs- und Ausgangspost, Bürobestellungen und
- Terminplanung und -verwaltung für die Kaufmännische Direktorin sowie Vorbereitung der
- Anträge und Abrechnungen von Dienstreisen für die Kaufmännische Direktorin
- Vertretung der persönlichen Referentin der Kaufmännischen Direktorin
Qualifikationen:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellten als Fremdsprachen- oder Europasekretär*in oder vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung bzw. Hochschulabschluss Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation
- fundierte Kenntnisse in der Anwendung digitaler Schriftgutverwaltung
Wünschenswert sind Kenntnisse einschlägiger verwaltungsrechtlicher Vorschriften und Bestimmungen
- sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert
- Affinität zur Etablierung und Nutzung digitaler Infrastrukturen, fundierte IT-Kenntnisse bzw. Anwendungsprofessionalität
- strukturierte, verlässliche und gründliche Arbeitsweise sowie Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit
- hoher Grad der Verschwiegenheit und Flexibilität sowie ein serviceorientiertes Vorgehen
Standorte