Teamassistenz für das Vorzimmer des Fachbereiches Hochbau & Stadtplanung (w/m/d)

Annahme oder Weiterleitung von Telefongesprächen Terminorganisation für den gesamten Fachbereich u.a. Urlaubsplanung, interne Besprechungen, Mitarbeitergespräche Führung der Akten/Ablage Eingangspost des Fachbereichsleiters Selbstbearbeitung oder Weiterleitung von E-Maileingängen Zusammenstellung von Unterlagen für die politischen Gremien Des Weiteren umfasst die Stelle folgende einfache Sachbearbeitungen bzw. Zuarbeit bei komplexeren Themen innerhalb des Fachbereiches: Gebäude- und KFZ-Versicherungen u. a. Jahresmeldung, Schadensmeldungen, Überwachung und Rechnungsstellung Mitwirkung bei der Erklärung zu Vorkaufsrechten (Gebührenbescheide, Beschlussvorlagen, Überwachung Zahlungseingang, Notarbriefe) Überwachung des Eingangs von Bauanträgen und Vorbereitung für die weitere Bearbeitung Erstellung von Gebührenbescheiden Überwachung der Schlüsselausgabe und Programmierung elektronischer Schlüssel Mitarbeit bei Hallenvermietungen, -Verträgen und -Abrechnungen Kontierung und Prüfung von Rechnungen im elektronischen Rechnungsworkflow Sonstige Aufgaben im Auftrag aller Mitarbeiter des Fachbereiches