Sekretär (m/w/d)
24.12.2024
Personalhaus Bielefeld GmbH & Co.KG Niederlassung Expert
Bremen (DE)
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Sekretär (m/w/d)
Personalhaus Bielefeld GmbH & Co.KG Niederlassung Expert
Bremen (DE)
Aktualität: 24.12.2024
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24.12.2024, Personalhaus Bielefeld GmbH & Co.KG Niederlassung Expert
Bremen (DE)
Sekretär (m/w/d)
Über uns:
Als spezialisierter Personaldienstleister stehen wir für eine erfolgreiche und nachhaltige Zusammenarbeit mit Unternehmen aus einem bundesweiten Netzwerk.
Aufgaben:
- Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
- Unterstützung des Vorgesetzten (m/w/d) bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -Ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -Genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
- Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
- Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
- Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Verwaltung der Sekretariatsablage
- Protokollführung in Besprechungen
- Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur) Anmeldung, Empfang, Bewirtung usw. von unseren Kunden, Organisation Restaurantbesuche sowie Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen (Räume, Bewirtung, sonstige Raumausstattung)
- Bearbeitung von Visaanträgen und Versicherungen
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
- Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
- Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
- Gute SAP Kenntnisse
- Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
Wir bieten:
- Branchenzuschläge und übertarifliche Zulagen
- Volle Auszahlung des betriebsüblichen Referenzlohnes (Equal Pay) sowie Equal Treatment
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Bis zu 30 Tage Urlaub (je nach Betriebszugehörigkeit)
- Elektronische Zeiterfassung
- Auf Wunsch kostenfreie und regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen und betriebliche Altersvorsorge
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