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Sekretär Abteilung Logistik, Qualitätsmanagement
Hays Professional Solutions GmbH Standort Stuttgart
Affalterbach, Württemberg (DE)
Aktualität: 02.11.2024
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02.11.2024, Hays Professional Solutions GmbH Standort Stuttgart
Affalterbach, Württemberg (DE)
Sekretär Abteilung Logistik, Qualitätsmanagement
Aufgaben:
- Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
- Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien
- Selbständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Klärung von Sachfragen, die Kenntnisse über die aktuellen Geschäftsvorgänge im Zuständigkeitsbereich der Vorgesetzten voraussetzen
- Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit
- Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung
- Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende
- Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
- Fundierte Berufserfahrung im Sekretariat
- Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Kenntnisse in der Anwendung moderner Textverarbeitungs- und Kommunikationssysteme (MS Office, AWFnext, ggf. SAP)
- Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität inkl. Anpassung an betriebliche Erfordernisse
- Sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
- Hohe Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, selbständiges Handeln und Organisieren
Standorte