Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit
17.11.2024
expertum GmbH
Ingelheim am Rhein (DE)
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Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit
expertum GmbH
Ingelheim am Rhein (DE)
Aktualität: 17.11.2024
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17.11.2024, expertum GmbH
Ingelheim am Rhein (DE)
Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit
Aufgaben:
- Meeting Management: Eigenverantwortliche Koordination von Terminen der Führungsebene, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Organisation von Arbeitsmeetings: Planung und Durchführung von regelmäßigen Arbeitstreffen sowie fachliche Anleitung der Kolleg*innen.
- Reisemanagement: Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
- Budgetplanung und -überwachung: Unterstützung bei der Planung und Kontrolle von Budgets.
- Beschaffungsmanagement: Bestellung von Materialien, Dienstleistungen und Arbeitsmitteln unter Einhaltung der regulatorischen Vorgaben.
- Vertragsunterstützung: Mitarbeit bei Vertragsverhandlungen.
- Kommunikationsmanagement: Sicherstellung des Kommunikationsflusses, insbesondere zu organisatorischen, administrativen und personellen Themen (z.B. Erstellung und Versand von Newslettern/Ankündigungen).
Qualifikationen:
- Erfahrung und/oder Ausbildung im Projektmanagement
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
- Freundliches, sicheres und entschlossenes Auftreten
- Hohe Serviceorientierung, Organisationstalent und Flexibilität
- Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Loyalität und Belastbarkeit
- Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
Standorte