Office Manager (m/w/d) für eine Festanstellung
08.11.2024
maXXu Personalvermittlung Heiko Werner
Berlin (DE)
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Office Manager (m/w/d) für eine Festanstellung
maXXu Personalvermittlung Heiko Werner
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Aktualität: 08.11.2024
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08.11.2024, maXXu Personalvermittlung Heiko Werner
Berlin (DE)
Office Manager (m/w/d) für eine Festanstellung
Aufgaben:
- Sie übernehmen in dieser Position die ganzheitliche Büroorganisation und Gästebetreuung
- Organisation des reibungslosen administrativen Ablaufs des Tagesgeschäfts
- Entgegennahme und Weitervermittlung von Telefonaten
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost und Weiterleitung an die Fachbereiche
- Überwachung des Lagerbestands an Büromaterial und Bestellung nach Budgetverfügbarkeit
- regelmäßige Bestellungen von Catering, Essen und Getränken für das Büro
- Bewirtung der Gäste und die Koordination und Organisation von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
- Koordination von externen Dienstleistern und Lieferanten (z.B. Kurier- und Taxidienste bei Bedarf)
- Terminkoordination und ggf. Unterstützung bei der Reiseplanung
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen Events und Messeauftritten
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Vorstandsassistentinnen und Vertretung dieser bei Abwesenheit
Qualifikationen:
- Sie verfügen über eine kaufmännische Berufsausbildung und weisen einschlägige Berufserfahrung vor.
- Als Aushängeschild unseres Unternehmens verfügen Sie über ein freundliches und offenes Auftreten
- Sie kommunizieren auf allen Ebenen souverän und wertschätzend.
- Sie sind ein exzellentes Organisationstalent und können sehr gut priorisieren. Sie sind in der Lage selbstständig zu entscheiden, welche Aufgaben und Anfragen Vorrang haben.
- Sie verfügen über die Fähigkeit, künftige Schritte zu erkennen und diese umzusetzen oder ihr Gelingen vorzubereiten.
- Sie verfügen über eine große Portion Neugier und Offenheit.
- Sie sind absolut integer, zuverlässig und loyal
Sie haben eine Ausbildung oder Erfahrung als Bürokaufmann/-frau, Fachmann/-frau - Bürokommunikation oder vergleichbar?
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