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Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) für die Verwaltungsleitung im Forschungsinstitut
MPI f. evolut. Anthropol.
Leipzig (DE)
Aktualität: 19.10.2024
Anzeigeninhalt:
19.10.2024, MPI f. evolut. Anthropol.
Leipzig (DE)
Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d) für die Verwaltungsleitung im Forschungsinstitut
Aufgaben:
- Sämtliche Organisations- und Koordinationsaufgaben für die Verwaltungsleitung
- Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Datei-, Dokumenten- und Vertragsverwaltung
- Terminmanagement und -koordination
- Veranstaltungsmanagement
- Reiseplanung und -buchung
- Anfertigung von Protokollen und Berichten
- Betreuung des Zeiterfassungssystems
- Betreuung des Online-Reisebuchungssystems (ORBS)
- Redaktionelle Betreuung des Web-Auftrittes der Verwaltung
- Umsetzung des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Koordination und Terminplanung für die Bereiche Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit
- Mitarbeit in unserem International Office
- Mitarbeit bei der Betreuung der Wach-, Empfangs- und Reinigungsdienste und sonstiger externer Dienstleister
- Mitarbeit beim Management der Gäste-Apartments
- Weiterverfolgung von Projekten und Maßnahmen der Verwaltungsleitung am Institut
Qualifikationen:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Fremdsprachensekretärin oder im kaufmännischen bzw. einem tätigkeitsrelevanten Bereich
- Nachweisliche Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit entsprechenden Tätigkeiten im akademischen Umfeld
- Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse (C1) in Wort und Schrift (die Verwaltungssprache ist Deutsch, die Institutssprache ist Englisch)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und elektronischer Datenverwaltung
- Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit aktueller Büro-, Kommunikations- und Veranstaltungstechnik
- Eine ausgeprägte Fähigkeit zur Prioritätensetzung angesichts vielfältiger und abteilungsübergreifender Tätigkeiten
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Empathie sowie ein Bewusstsein für die Bedeutung dieser Schnittstellenfunktion für den administrativen und wissenschaftlichen Bereich unseres Instituts
- Ein als selbstverständlich empfundenes und hohes Maß an Diskretion, Integrität, Höflichkeit und Diplomatie
- Eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, Gewissenhaftigkeit, Engagement sowie ein wertschätzend-souveränes Auftreten
- Herausragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Eigeninitiative sowie ein überdurchschnittliches Maß an Zuverlässigkeit
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