Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung

- organisatorisch-kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten in deutscher und englischer Sprache - Planung, Verwaltung und Organisation der Geschäftsabläufe sowie Terminkoordination - Überwachung offener Vorgänge sowie Ablageorganisation und Archivierung - Ansprechpartner für die Mitarbeitenden des Instituts - Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen, Präsentationen etc. für die Institutsleitung und Abteilungsleitungen - Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache - Schnittstellenkommunikation - Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen - Aufbereitung, Sicherung, Pflege und Bereitstellung von Daten (z. B. Kontaktdatenbank) - Veranstaltungen, Besprechungen, Konferenzen, Tagungen und/oder Web-Seminare organisatorisch vor- bzw. nachbereiten, Bedienung der Konferenztechnik - Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben - Ablageorganisation und Archivierung, Wiedervorlagen - Empfang von Gästen, Partnern und Besuchern Administration der internen operativen Prozesse im Institut (Personal, Controlling, Sondermaßnahmen, Projektmanagement), u. a. - Zusammenführung der Personalbedarfe aus den Abteilungen des Instituts unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Situation sowie interner und externer Einflussfaktoren und Fristen - organisatorische Begleitung von Einstellungsprozessen - administrative Betreuung der Doktoranden - Bearbeitung des Institutscontrollings - Erstellen der erforderlichen Controlling-Instrumente - Sondermaßnahmen (z.B. Ausbauinvestitionen, Forschungsgroßgeräte, Baumaßnahmen, Berufungen) - Projektmanagement (Drittmittelprojekte / Drittmittelbewirtschaftung)