Assistenz der Fachdienstleitung

Im Fachdienst Soziales erwarten Sie 33 engagierte, kompetente und freundliche Kolleg*innen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine motivierte und zuverlässige Assistenz der Fachdienstleitung. In dieser zentralen Rolle unterstützen Sie die Leitung bei der Organisation und Koordination aller administrativen und fachlichen Aufgaben. - Unterstützung der Fachdienstleitung - Koordination du Verteilung zentraler Anfragen, Überwachung von Rückmeldungen - Abstimmung von Verwaltungsangelegenheiten mit anderen Fachdiensten - Aufbereitung organisatorischer Themen - Mitarbeit an der Digitalisierung des Fachdienstes - Zusammenarbeit mit dem Fachdienst Personalmanagement, insbesondere beim Onboarding - Geschäftszimmer für den Fachdienst - Terminverwaltung und Fristenüberwachung - Organisation von Besprechungsräumen - Postverteilung - Telefonische Ansprechstelle - Pflege und Kontrolle von Planungslisten - Teilnahme an und Protokollführung von Besprechungen sowie von Arbeitsgruppen in Absprache mit der Fachdienstleitung - Budgetüberwachung des Fachdienstes - Allgemeine Geschäftsausgaben und Fortbildungen - Koordinierung von Material- und Mobiliarbeschaffungen