Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

- Office Management: Sie übernehmen die Verwaltung des Terminkalenders des Bereichsleiters und verantworten die effiziente Koordination von Terminen, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten und priorisiern die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und beantworten Telefonanrufe. Zudem gehört die vollständige Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung) zu Ihren Aufgaben. - Koordination von Meetings: Neben dem allgemeinen Besuchermanagement, steuern Sie die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und führen hierbei Agenda und Protokoll. Zudem unterstützen Sie bei der Abstimmung, Klärung und bei dem Nachhalten von offenen Aktionspunkten. - Veranstaltungsmangement: Sie verantworten die Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierbei übernehmen Sie u.a. die Kostenkontrolle, das Teilnehmermanagement und unterstützen bei der Beschaffung jeglicher Ressourcen (z.B. Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.). - Personalverwaltung: Sie unterstützen bei personalspezifischen Themen wie z.B. Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträgen, -vertretungen und Krankmeldungen. - Mitarbeit zu ausgewählten Fachthemen: Sie arbeiten sich in die spezifischen Themen des Fachbereiches ein. Sie übernehmen Recherchearbeiten und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem untersützen Sie bei der Vorbereitung für Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen, etc.). - Kommunikations- und Schnittstellenmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und gewährleisten, dass alle aktuellen Themen, Bereichsinformationen und Herausforderungen jederzeit transparent kommuniziert, nachgehalten und bearbeitet werden. Mitunter identifiziern Sie Kommunikationslücken, -fehler und -schwächen und bereiten Vorschläge/Pläne für Verbesserungen vor.