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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
AVART Personal GmbH
Aktualität: 13.10.2024
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13.10.2024, AVART Personal GmbH
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Aufgaben:
- Verwaltung von Terminen, Koordination von Besprechungen, Konferenzraumvorbereitung sowie Sicherstellung der technischen Ausstattung für Meetings
- Entgegennahme von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung von E-Mails, Posteingang und -ausgang, sowie Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Kunden- und Lieferantenbetreuung, Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten, Pflege von Kundenbeziehungen, Überwachung von Lieferterminen und Koordination von Reklamationen
- Unterstützung im E-Commerce, Produktmanagement, Optimierung der Website und Sicherstellung einer ansprechenden Darstellung der Produkte online
- Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Berichten und Präsentationen, inklusive Layout und inhaltlicher Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und sonstigen Bedarfsartikeln, Überwachung von Lagerbeständen sowie die Koordination externer Dienstleister
- Pflege und Aktualisierung von Kundendaten in Datenbanken und CRM-Systemen, Sicherstellung der Datenqualität und regelmäßige Durchführung von Datenbereinigungen
- Projektunterstützung, Mitarbeit bei kaufmännischen Projekten, Vorbereitung von Unterlagen und Durchführung von Recherchen zur Entscheidungsfindung
- Reporting, Erstellung von Statistiken und Auswertungen für die Geschäftsführung, Analyse und Präsentation von Ergebnissen und Kennzahlen
- Unterstützung der Geschäftsführung, Übernahme administrativer Aufgaben, Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnung sowie Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen für Meetings
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
- Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Eigeninitiative und Teamfähigkeit
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)