Informationen zur Anzeige:
Assistenz der CEO/Sprecherin der Geschäftsführung (m/w/d)
Agentur für Internationale Museumskooperation gGmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 14.11.2024
Anzeigeninhalt:
14.11.2024, Agentur für Internationale Museumskooperation gGmbH
Berlin (DE)
Assistenz der CEO/Sprecherin der Geschäftsführung (m/w/d)
Aufgaben:
· Du bist verantwortlich für die Terminplanung und -koordination der Sprecherin der Geschäftsführung
· Die Planung und Organisation von Reisen sowie deren Abrechnung erledigst Du eigenständig
· In enger Abstimmung mit der Büroleitung unterstützt Du uns bei der Bearbeitung von Posteingängen, Erledigung von Korrespondenz und dem Korrektorat von Texten
· Du koordinierst eigenverantwortlich Videokonferenzen und pflegst die digitale Infrastruktur und die internen Kommunikationstools
· Termine bereitest Du organisatorisch vor und nach, begleitest Sitzungen, führst Protokoll
· Du empfängst und betreust nationale und internationale Gäste der Agentur
· Du unterstützt die Sprecherin der Geschäftsführung und ihren Geschäftsbereich bei der Planung, Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und externen Veranstaltungen wie Konferenzen, Workshops und Talks
· Für die Pflege der Datenbanken der Agentur bist Du in Abstimmung mit allen Bereichen der Agentur mitverantwortlich
· Du arbeitest eng mit der Büroleitung der Sprecherin der Geschäftsführerin zusammen und unterstützt den Geschäftsbereich bei der allgemeinen Büroorganisation im täglichen Ablauf und der anfallenden internen und externen Kommunikation
Qualifikationen:
· Eine Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation und erste Berufserfahrung, idealerweise im musealen Umfeld
· Du interessierst Dich für Kunst und Kultur und arbeitest gerne in einem dynamischen und internationalen Umfeld
· Du bist versiert im Umgang mit gängigen Office-Produkten und Videokonferenz-Tools
· Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
· Du kommunizierst gerne und gehst proaktiv auf andere zu. Du verfügst über einen sehr guten mündlichen wie schriftlichen Ausdrucksstil und triffst für unterschiedliche Ansprechpartner*innen den richtigen Ton
· Gegenüber Partner*innen aus Politik, Verwaltung, Kultur und Wissenschaft trittst Du freundlich und souverän auf
· Du hast Freude am direkten Kontakt mit Menschen und hast Erfahrung in der Planung und Organisation von externen und internen Veranstaltungen und kannst Dich auf unterschiedliche Zielgruppen und Formate einstellen
Standorte