· Du bist verantwortlich für die Terminplanung und -koordination der Sprecherin der Geschäftsführung · Die Planung und Organisation von Reisen sowie deren Abrechnung erledigst Du eigenständig · In enger Abstimmung mit der Büroleitung unterstützt Du uns bei der Bearbeitung von Posteingängen, Erledigung von Korrespondenz und dem Korrektorat von Texten · Du koordinierst eigenverantwortlich Videokonferenzen und pflegst die digitale Infrastruktur und die internen Kommunikationstools · Termine bereitest Du organisatorisch vor und nach, begleitest Sitzungen, führst Protokoll · Du empfängst und betreust nationale und internationale Gäste der Agentur · Du unterstützt die Sprecherin der Geschäftsführung und ihren Geschäftsbereich bei der Planung, Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen und externen Veranstaltungen wie Konferenzen, Workshops und Talks · Für die Pflege der Datenbanken der Agentur bist Du in Abstimmung mit allen Bereichen der Agentur mitverantwortlich · Du arbeitest eng mit der Büroleitung der Sprecherin der Geschäftsführerin zusammen und unterstützt den Geschäftsbereich bei der allgemeinen Büroorganisation im täglichen Ablauf und der anfallenden internen und externen Kommunikation