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Administrative Assistenz / Projektassistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung
Vogelgesang Personaldienstleistungen GmbH
Weissach, Württemberg (DE)
Aktualität: 25.10.2024
Anzeigeninhalt:
25.10.2024, Vogelgesang Personaldienstleistungen GmbH
Weissach, Württemberg (DE)
Administrative Assistenz / Projektassistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung
Aufgaben:
- Koordination und Protokollierung von Abstimmungen/ Workshops
- Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Projektstatusmeetings und Abteilungsmeeting
- Erstellung von Terminplänen, Entscheidungsunterlagen für übergeordnete Gremien
- Unterstützung des Abteilungsleiters sowie der Fachgebietsleiter bei der Steuerung externer Dienstleister (Budget- und Bestellverfolgung, Obligo, Leistungserfassungen)
- Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Projekt-/ Aufgabenspezifischen Präsentationen
- Ansprechpartner für das HA- Sekretariat bei Abfragen innerhalb der Abteilungen Integrations-/ Reifegradmanagement und Konfigurationsmanagement
- Ansprechpartner für Rückfragen/ Belange der MA & LFGs innerhalb der Abteilungen
- Pflege und Bearbeitung von Themen der Zeitwirtschaft, wie Überstundenanträgen, Monatsabschluss, Korrekturbuchungen
- Kommunikation von Infos der SAP-Zeitwirtschaft und Auswertung von Zeitkonten
- Dienstreisemanagement: Planung, Buchung, Abrechnung
- Erfassung und Pflege von Versteuerungsbedarfen
- Inventurverwaltung und Beschaffung von Assets, IT und Büromaterialien
- Berechtigungsmanagement der Abteilungen
- Organisation und Management des Datenschutz- und Geheimhaltungskonformen Dokumentenmanagements
- Organisation der Kommunikation und der Informationsplattformen (Wiki, Intranet) in Zusammenarbeit mit dem Team
Qualifikationen:
- Eine kaufmännische Berufsausbildung mit weiterführenden Qualifikationen oder ein abgeschlossenes BWL-Studium oder ein vergleichbarer Studiengang
- Sie verfügen über erste Berufserfahrung, idealerweise als Projektassistenz, Teamassistenz oder
Vergleichbar (auch aus einem Praktikum, einer Abschlussarbeit oder Werkstudententätigkeit erlangter Erfahrungen)
- Sie haben Kenntnisse im Projektmanagement
- Sie haben gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise SAP
- Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sie sind stets organisiert und strukturiert
- Sie treten sicher und freundlich über alle Hierarchieebenen hinweg auf
- Sie sprechen verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch
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