- Koordination und Protokollierung von Abstimmungen/ Workshops - Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Projektstatusmeetings und Abteilungsmeeting - Erstellung von Terminplänen, Entscheidungsunterlagen für übergeordnete Gremien - Unterstützung des Abteilungsleiters sowie der Fachgebietsleiter bei der Steuerung externer Dienstleister (Budget- und Bestellverfolgung, Obligo, Leistungserfassungen) - Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Projekt-/ Aufgabenspezifischen Präsentationen - Ansprechpartner für das HA- Sekretariat bei Abfragen innerhalb der Abteilungen Integrations-/ Reifegradmanagement und Konfigurationsmanagement - Ansprechpartner für Rückfragen/ Belange der MA & LFGs innerhalb der Abteilungen - Pflege und Bearbeitung von Themen der Zeitwirtschaft, wie Überstundenanträgen, Monatsabschluss, Korrekturbuchungen - Kommunikation von Infos der SAP-Zeitwirtschaft und Auswertung von Zeitkonten - Dienstreisemanagement: Planung, Buchung, Abrechnung - Erfassung und Pflege von Versteuerungsbedarfen - Inventurverwaltung und Beschaffung von Assets, IT und Büromaterialien - Berechtigungsmanagement der Abteilungen - Organisation und Management des Datenschutz- und Geheimhaltungskonformen Dokumentenmanagements - Organisation der Kommunikation und der Informationsplattformen (Wiki, Intranet) in Zusammenarbeit mit dem Team