3 Sekretär*innen-Stellen (m/w/d) in wissenschaftlichen Abteilungen des IHPs

Als Sekretärin arbeiten Sie mit dem internationalen Team von unserer Abteilungsleitung zusammen. Ein ungezwungener Umgang und gegenseitige Unterstützung sind uns wichtig. Als rechte Hand des Abteilungsleiters organisieren Sie die Arbeitsabläufe und den Geschäftsverkehr der Abteilung. Die Wissenschaftlerinnen, Studierende und Praktikant*innen aus der ganzen Welt verlassen sich auf Ihre serviceorientierte Annahme und zuverlässige Weiterleitung von Informationen. Zu Ihren Routineaufgaben gehören die Bearbeitung von Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Terminplanung sowie die Bearbeitung von Posteingang und -ausgang inkl. Paketversand mit Zollprozessen. Außerdem organisieren Sie die Dienstreisen der Mitarbeitenden unter Einhaltung der Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes. Für internationale Meetings, Konferenzen und Tagungen, die die Abteilung Ausrichtet, übernehmen Sie das Veranstaltungsmanagement. Sie sind die rechte Hand des Abteilungsleiters und organisieren die Arbeitsabläufe und den Geschäftsverkehr der Abteilung. Eine strukturierte Einarbeitungsphase mit regelmäßigen Feedbackgesprächen hilft Ihnen, sich zügig am Institut zu integrieren und sich in das Aufgabenfeld einzuarbeiten. Eine erfahrene Kollegin wird Ihnen zur Seite stehen und Sie gezielt einarbeiten. Gegenseitige Unterstützung, Verlässlichkeit und ein vertrauensvolles Miteinander sind uns hierbei wichtig.