Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d)
19.10.2024
Leibniz-Institut für Photonische Technologien
Jena (DE)
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Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d)
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Leibniz-Institut für Photonische Technologien
Jena (DE)
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Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d)
Leibniz-Institut für Photonische Technologien
Jena (DE)
Aktualität: 19.10.2024
Anzeigeninhalt:
19.10.2024, Leibniz-Institut für Photonische Technologien
Jena (DE)
Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d)
Aufgaben:
- Führung und Organisation des Sekretariats verschiedener Forschungsabteilungen des Leibniz-IPHT
- Terminorganisation und -koordination, Verwaltung
- Korrespondenz per Post und E-Mail in Deutsch und Englisch
- Telefonbetreuung in Deutsch und Englisch
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Erledigung von Schreib- und Büroarbeiten)
- Pflege von elektronischen Datenbanken
- Versand von Dokumenten, Adressverteilerpflege
- Organisation und Buchung von Dienstreisen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Seminaren und Veranstaltungen
- Bewirtung von Besuchern und Gästen
- Übernahme von Aufgaben am Empfang in Stellvertretung
Qualifikationen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
- Kenntnisse von Sekretariatstechniken und Arbeitsabläufen im Sekretariat
- Sichere schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
- Sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Zeichensetzung
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
- Vorausschauende, selbststrukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Fähigkeit zur Prioritätensetzung
- Teamfähigkeit, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Absolute Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein
Standorte