Office Manager (m/w/d)
14.12.2024
Hays Professional Solutions GmbH Standort Bonn
Bonn (DE)
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Aktualität: 14.12.2024
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14.12.2024, Hays Professional Solutions GmbH Standort Bonn
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Office Manager (m/w/d)
Über uns:
Im Bereich Construction & Property vermitteln wir Fach- und Führungskräfte in der Bau- und Immobilienbranche. Wir unterstützen Sie und unsere Kundenunternehmen in allen Bereichen des Hoch- & Tiefbaus sowie im Facility Management, im Großanlagenbau, in der TGA oder im Real Estate Management. Als überregionales, weltweit agierendes Personaldienstleistungsunternehmen können wir Ihnen sowohl Positionen und Projekte in Ihrer Nähe als auch bundes- und weltweit anbieten - und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten.
Aufgaben:
- Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben
- Dienstreisemanagement (Anlegen von Dienstreiseanträgen in SAP, Ticketbeschaffung, Hotelbuchung, Visaanträge, Abrechnung)
- Organisation des allgemeinen Büroablaufs bei Terminkoordinationen, Kalenderpflege, Inventarisierung von Sachgütern
- Logistische Planung, Vorbereitung und Durchführung von digitalen und physischen Veranstaltungen, Sitzungen und Workshops
- Unterstützung des Teams bei Vorbereitungsmaßnahmen für die Schlussrechnung des Vorhabens: Nachfassung von Status von Verträgung und Rechnungen, internen Arbeitsaufträgen (AA)
- Sicherstellung der korrekten Dokumentenablage in DMS (DMS Focal Point)
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position
- Sichere Beherrschung der MS Office-Programme (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
- SAP-Kenntnisse, insbesondere im Bereich Reisekostenmanagement
- Sehr gute Deutsch- (C2) und Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift
- Dokumentenmanagementsysteme
Wir bieten:
- Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
- In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
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