Office Manager (m/w/d)

- Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination - Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin - Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung - Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre) - Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial, -einrichtung sowie technischer Ausstattung - Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern - Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank - Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity - Erster Ansprechpartnerin bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc. - Interner Ansprechpartnerin, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung - Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen - On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen - Bearbeitung des Posteingangs - Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache