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Office Manager (m/w/d)
Aspen Institute Deutschland e.V.
Berlin (DE)
Aktualität: 27.08.2024
Anzeigeninhalt:
27.08.2024, Aspen Institute Deutschland e.V.
Berlin (DE)
Office Manager (m/w/d)
Aufgaben:
- Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
- Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
- Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
- Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,
-einrichtung sowie technischer Ausstattung
- Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
- Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
- Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
- Erster Ansprechpartnerin bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
- Interner Ansprechpartnerin, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
- Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
- On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
- Bearbeitung des Posteingangs
- Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Qualifikationen:
- Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
- Versierter Umgang mit MS Office
- Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
- Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
- Freude an Büro-Organisation
- Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Eigenmotivation
- Teamfähigkeit
- Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Standorte
