Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde (w/m/d)

- Als Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde nehmen sie Sekretariatsaufgaben für die Bereiche wahr. Sie werden die Amtsleitung in organisatorischen und administrativen Arbeitsabläufen des Tagesgeschäftes unterstützen. - Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere - Planung, Koordination, Organisation, Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich der Protokollführung - Bearbeitung der Post (inkl. Dokumentenmanagement) und Führung der Ablage und Wiedervorlage - Erstellung von Schriftstücken, Berichten einschl. Text- und Grafikgestaltung - Koordination der Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung sowie Führen der Krankenstatistik - Überwachung der Vorgangsabläufe - Erledigung der Korrespondenz (persönlich, schriftlich, telefonisch) und des Publikumsverkehres - Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen - Pflege des Intranet-Auftritts der Verwaltungsabteilung nach Vorlagen - Koordination, Sicherstellung und Weitergabe relevanter Informationen an die untergeordneten Organisationseinheiten - Reisekoordination (inkl. Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen) - Registraturverwaltung - Erstellung von Gebührenbescheiden für Niederfrequenzanlagen nach Vorgabe (Eintragung von Adressen und Daten in Musterbescheide). - Vertretung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung des Umweltamts