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Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde (w/m/d)
Stadt Hagen allg. Verwaltung
Hagen, Westfalen (DE)
Aktualität: 02.07.2024
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02.07.2024, Stadt Hagen allg. Verwaltung
Hagen, Westfalen (DE)
Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde (w/m/d)
Ihre Aufgaben:
- Als Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde nehmen sie Sekretariatsaufgaben für die Bereiche wahr. Sie werden die Amtsleitung in organisatorischen und administrativen Arbeitsabläufen des Tagesgeschäftes unterstützen.
- Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere - Planung, Koordination, Organisation, Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich der Protokollführung
- Bearbeitung der Post (inkl. Dokumentenmanagement) und Führung der Ablage und Wiedervorlage
- Erstellung von Schriftstücken, Berichten einschl. Text- und Grafikgestaltung
- Koordination der Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung sowie Führen der Krankenstatistik
- Überwachung der Vorgangsabläufe
- Erledigung der Korrespondenz (persönlich, schriftlich, telefonisch) und des Publikumsverkehres
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
- Pflege des Intranet-Auftritts der Verwaltungsabteilung nach Vorlagen
- Koordination, Sicherstellung und Weitergabe relevanter Informationen an die untergeordneten Organisationseinheiten
- Reisekoordination (inkl. Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen)
- Registraturverwaltung
- Erstellung von Gebührenbescheiden für Niederfrequenzanlagen nach Vorgabe (Eintragung von Adressen und Daten in Musterbescheide).
- Vertretung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung des Umweltamts
Das bringen Sie mit:
- die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss der Ersten Verwaltungsprüfung an einer anerkannten Verwaltungsschule oder einem anerkannten Studieninstitut, eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten, zur/zum Justizfachangestellten, oder in einem vergleichbaren Beruf im öffentlichen Dienst mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, zur/zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellen oder zur/zum Steuerfachangestellten mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren.
- Sie besitzen einen ausgeprägten Teamgeist und arbeiten serviceorientiert
- Neben Organisationstalent bringen Sie Flexibilität und gute kommunikative Fähigkeiten mit.
- Sie verfügen über ein besonderes Einfühlungsvermögen und Erfahrung in der Gesprächsführung mit Bürger*innen und Mitarbeitenden.
- Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und Sorgfalt sind für Sie selbstverständlich.
- Sie sind sicher in der Anwendung des MS-Office-Pakets.
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