Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
02.07.2024
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
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Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
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Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
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Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Aktualität: 02.07.2024
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02.07.2024, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung
Heidelberg, Neckar (DE)
Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin
Ihre Aufgaben:
- Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift
- Office-Management: Organisations- und Managementaufgaben, die in einem Sekretariat anfallen
- Terminmanagement für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen
- Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter*innen, Instituten und externen Stellen
- Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Selbstständige Bearbeitung von Rechnungen in der E-Rechnung
- Planungsaufgaben, z. B. Tagungen, Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. Konferenzen oder Workshops
Das bringen Sie mit:
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in Verwaltung
- Selbständiges Arbeiten wird erwartet
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
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