Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

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Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

Heidelberg, Neckar (DE)

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Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

Heidelberg, Neckar (DE)

Aktualität: 24.09.2024

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24.09.2024, Ruprecht-Karls-Universität Zentr. Universitätsverwaltung

Heidelberg, Neckar (DE)

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Aufgaben:

- Organisation und Betreuung von Gremiensitzungen, wissenschaftlichen Veranstaltungen, Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Core Facility Datenerfassung - Finanzverantwortung für diverse Fördermittel verschiedener Geldgeber, inklusive Rechnungsbearbeitung und Controlling - Aufbau und Management des Bewirtschaftungssystems der Core Facilities, Controlling der steuerrechtlich relevanten Aspekte der Core Facility Bewirtschaftung - Allgemeine Sekretariats-/Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation und Terminkoordination - deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift inner- und außerhalb der Universität - Personalverwaltung und -betreuung - Aktualisierung der Internetpräsenz, Verbreitung von Bekanntmachungen

Qualifikationen:

- Erfahrung in der Verwaltung von Haushalts- und Projektmitteln - Eine verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise sowie organisatorische Kompetenz - Flexibilität, Teamfähigkeit, absolute Zuverlässigkeit sowie professionelles und freundliches Auftreten - Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgaben - Sehr gute Kenntnisse des Deutschen und des Englischen sowie sicherer Umgang mit diesen Sprachen in Wort und Schrift - Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von gängigen EDV-Programmen - Vertrautheit mit universitären Strukturen und Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, vorzugsweise im wissenschaftlichen Bereich sind wünschenswert

Standorte

Heidelberg Neckar (DE)

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