Assistentin/Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung
12.10.2024
BAV Dienstsitz Aurich
Offenbach am Main (DE)
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Assistentin/Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung
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BAV Dienstsitz Aurich
Offenbach am Main (DE)
Informationen zur Anzeige:
Assistentin/Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung
BAV Dienstsitz Aurich
Offenbach am Main (DE)
Aktualität: 12.10.2024
Anzeigeninhalt:
12.10.2024, BAV Dienstsitz Aurich
Offenbach am Main (DE)
Assistentin/Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung
Aufgaben:
Assistenz des Leiters der Abteilung »Systeme und Betrieb«
- Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
- Termin- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen (national und international)
- Zentrale Ansprechpartner/in für Firmen, Kunden, internationale Partner (z.B. andere Wetterdienste und internationale Organisationen)
Geschäftsabläufe in der Abteilung »Systeme und Betrieb« planen und koordinieren
- Gewährleistung einer effektiven Kommunikation und zeitnahe Weitergabe von Informationen
- Erstellen von Managementinformationen sowie Abfragen und Berichte für die Abteilung
Mittelbewirtschaftung und Unterstützung der Budgetverantwortung der Abteilung
- Beschaffungsanträge der Referate bearbeiten
- Selbstständige Koordinierung der Beschaffungsmaßnahmen und Sicherstellung eines effizienten Mittelabflusses
Qualitätsmanagements und andere Managementsysteme
- Umsetzung und Überwachung der Maßnahmen im Arbeits- und Gesundheitsschutz
- Unterstützung bei der Auswertung und Zusammenstellung von Qualitätsmanagement-Kennzahlen für die Prozesse der Abteilung
Qualifikationen:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine erfolgreich abgeschlossene einschlägige kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement) oder
- Erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst
- Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C1 CEFR)
- Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Level B2 CEFR)
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Büro- und Arbeitsorganisation
- Gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS-Office und Excel
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Organisation von nationalen und internationalen Meetings;
- Freude an der Arbeit in einem technischen Umfeld
- Kenntnisse im Finanzwesen
- Selbstständigkeit und Initiative, um bei Problemen innerhalb des eigenen Tätigkeitsbereichs die Initiative zu ergreifen und sachgerechte Lösungen herbeizuführen
- Kommunikations- und Informationsfähigkeit, das eigene Wissen innerhalb eines größeren Verantwortungsbereichs aktiv weiterzugeben und den Informationsfluss für die beteiligten Gruppen sicherzustellen
- Planungs- und Organisationsfähigkeit, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben über einen kurzfristigen Zeitraum unterscheiden und Termine einhalten zu können
- Gute Fähigkeit zur Zusammenarbeit, um die Kolleginnen/Kollegen auch als Ansprechpartner/in zu unterstützen
- Digitalkompetenz zur Erkennung von Chancen und Risiken, die sich aus der Digitalisierung für den eigenen Arbeitsbereich ergeben
- Belastbarkeit, um auch bei hohem Arbeitsaufkommen und trotz Termindrucks handlungsfähig und effizient zu bleiben
- Flexibilität sich auf geänderte Aufgaben und Situationen einzustellen und Veränderungen als Chance zu begreifen
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