Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
28.08.2024
Max Rubner-Institut Karlsruhe, VW
Karlsruhe, Baden (DE)
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Max Rubner-Institut Karlsruhe, VW
Karlsruhe, Baden (DE)
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Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Max Rubner-Institut Karlsruhe, VW
Karlsruhe, Baden (DE)
Aktualität: 28.08.2024
Anzeigeninhalt:
28.08.2024, Max Rubner-Institut Karlsruhe, VW
Karlsruhe, Baden (DE)
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Aufgaben:
Sie unterstützen die Inneren, zentralen Dienste der Zentralabteilung des MRI am Standort Karlsruhe.
- Lagerverwaltung, insbesondere für Büromaterial und Mobiliar
- Kantinenangelegenheiten (Ansprechpartner für Kantinenpächter, Inventur Kantine)
- Erstellen und Fortschreiben von Betriebskonzepten mit den Organisationseinheiten
- Fortschreiben des Schließkonzepts für den MRI-Standort Karlsruhe
- Vorbereitung von Ausschreibungen (z. B. Wartungsverträge, Unterhalts- und Glasreinigung, Bewachung)
- Postangelegenheiten
- Koordinierung von internen Umzügen
- Mängelmeldungen im Ticketsystem der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
- Koordinierung von Unterstützungsleistungen bei Veranstaltungen (Vorbereitung des Hörsaals, der Besprechungsräume und der Fahrtätigkeiten im Rahmen von Veranstaltungen und offiziellen Anlässen)
- Serviceleistungen für die Institute und Einrichtungen des MRI Karlsruhe
- Terminabstimmungen für Maßnahmen der BImA, mit den Organisationseinheiten des MRI sowie interne Bekanntmachungen und Blog-Beiträgen
- Fuhrparkverwaltung (Dienstwagenkalender, Beschaffung, An- und Abmeldung, Aussonderung von Dienst-Kfz, Einweisung Richtlinie Dienst-Kfz)
- Pflege des Intranetauftritts
- Unterstützung in der Abwicklung des Funktionspostfachs
- Rechnungsbearbeitung (Reinigung, Bewachung, DHL, DKV)
- Ansprechpartner für Reinigungs- und Bewachungsfirma
- Fortlaufende Aktualisierung von internen Unterlagen
Qualifikationen:
- die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Laufbahnbefähigung oder
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungfachangestellter (w/m/d) oder vergleichbar oder
- eine abgeschlossene technische Berufsausbildung mit fundierten beruflichen Vorkenntnissen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
- Führerschein Klasse B
- Berufserfahrung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
- die Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb des Bundesgebietes
- anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Bürosoftware
- gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpersonen
- Servicementalität und die Fähigkeit zum kundenorientierten Handeln
- Kenntnisse über die Zusammenhänge in gebäudetechnischen Systemen
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
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