u) für den Hauptgeschäftsführer und das Präsidium

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Handwerkskammer Hannover

Hannover (DE)

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Sekretär (m/w/d/u) für den Hauptgeschäftsführer und das Präsidium

Handwerkskammer Hannover

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Aktualität: 18.12.2024

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18.12.2024, Handwerkskammer Hannover

Hannover (DE)

Sekretär (m/w/d/u) für den Hauptgeschäftsführer und das Präsidium

Aufgaben:

Ihr anspruchsvoller und vielseitiger Tätigkeitsbereich umfasst neben allgemeinen Verwaltungstätigkeiten die eigenständige Bearbeitung und eigenverantwortliche Erledigung sämtlicher, üblicher Sekretariatsaufgaben sowie vielfältiger, organisatorischer Aufgaben.
Allgemeine Büroorganisation, Terminplanung, Terminkoordination und -vereinbarungen, Pflege des Terminkalenders sowie flexibler Umgang auch mit kurzfristigen Änderungen für die Präsidiumsmitglieder und für den Hauptgeschäftsführer
Planung des Tagesgeschäfts und aller Termine im Haus und außer Haus des Präsidenten und des Hauptgeschäftsführers mit Ehrenamtsträgern, Mitarbeitenden (auch der PSG) sowie mit externen Organisationen und Akteuren, Vorbereiten seiner Unterlagen und der Tagesarbeitsmappen
Organisieren und Vorbereiten der Sitzungen des Hauptgeschäftsführers, Terminorganisation, Vorbereiten von Tagungsräumen einschließlich benötigter Zuschaltungen, in Einzelfällen Einspielen von Präsentationen
Organisieren von Veranstaltungen in Abstimmung mit relevanten Stellen im Hause
Empfang und Bewirtung von Gästen
Führung und Pflege des Adressverteilers des Hauptgeschäftsführers
Bearbeitung, Filterung, Priorisierung und Weiterleitung von internen und externen Schriftstücken, E-Mails, interner und externer Anfragen und von Informationen für die Mitglieder des Präsidiums, den Hauptgeschäftsführer und ggf. seinen ständigen Vertreter
Pflege des analogen und des digitalen Ablage- und Archivsystems des Hauptgeschäftsführers
Vollzug von Unterschriftenverfahren für den Präsidenten, Hauptgeschäftsführer, Vizepräsident und die Vizepräsidentin
Reiseplanung und -organisation für Präsidiumsmitglieder, Hauptgeschäftsführer und den Fahrdienst einschließlich der Erstellung des Fahrerplans
Grußworte und damit zusammenhängende Urkundenausstellungen für Präsidiumsmitglieder und Hauptgeschäftsführer organisieren
Ausrichtung von Geburtstagseinladungen (Geburtstagsrunden)
Organisation von Präsenten, Weihnachtsgestecken, Blumen
Glückwunsch- und Kondolenzschreiben fertigen
Zuarbeit für die Assistentin des Hauptgeschäftsführers, insbesondere im Gremienmanagement
Die Übertragung weiterer/anderer Aufgaben bleibt stets vorbehalten.

Qualifikationen:

eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich verbunden mit einer sehr hohen Leistungs- und Einsatzbereitschaft sowie einer vollumfänglichen Identifikation zur Arbeit
nachgewiesene Berufserfahrungen im Sekretariat und Erfahrung in der Büroorganisation
profunde MS-Office Anwendungskenntnisse (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift sowie sehr gute Deutschkenntnisse
ein selbstbewusstes, freundliches und korrektes Auftreten
Sie sind eine dauerhaft belastbare und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und haben die Fähigkeit, sich schnell und sicher in das Aufgabengebiet einzuarbeiten. Eine zielgerichtete Kommunikationsfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.

Unser Kontakt:

Handwerkskammer Hannover Abteilung Personal Berliner Allee 17 30175 Hannover

Standorte

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