Sekretär/Assistent (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau
31.07.2024
eMARK Marketing GmbH
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Sekretär/Assistent (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau
eMARK Marketing GmbH
Berlin (DE)
Aktualität: 31.07.2024
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31.07.2024, eMARK Marketing GmbH
Berlin (DE)
Sekretär/Assistent (m/w/d) der Abteilungsleitung Bau
Aufgaben:
- eigenständiges Unterstützen der Abteilungsleitung in allen fachlichen und organisatorischen Themenstellungen
- Führen und Erstellen von Protokollen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Übersichten/Statistiken sowie qualitatives Überarbeiten von Dokumenten; Plausibilitätsprüfungen
- Überwachen des Auflagen- und Fristenmanagements und der Revisionsmoniten
- Kontieren und Überprüfen von Rechnungen in SAP
Steuern der Schnittstellen für abteilungsbezogene administrative Dienstleistungen
- Unterstützen bei der Erstellung der Unterlagen zum Jahresabschluss und zu Planungen
- Vorbereiten von Geschäftsführungs- und Aufsichtsratsbeschlüssen
- Durchführen von Recherchen zu fachlichen Themen, Erhebung von Datenanalysen und Unterstützen bei Projekten der Abteilung Bau
Qualifikationen:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- fundierte Berufserfahrung in der Büroorganisation bzw. im Assistenzbereich in vergleichbarer Position
- Organisations- und Kommunikationsstärke und ein hervorragendes Zeitmanagement gepaart mit Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein
- Offenheit und Experimentierfreudigkeit gegenüber neuen technologischen Möglichkeiten insbesondere zur Unterstützung von organisatorischen Belangen ebenso zur Aktivierung von technischen Möglichkeiten, Stichwort: KI, BIM, Keine Berührungsängste zu Tools wie Miro, Mural, Teams, Trello, Charts (Lucid z.B.), Meister Task, Kollaborationsplattformen etc.
- Erfahrung in der Führung und Organisation von papierlosen Arbeitsweisen und umfassendes Wissen zu KI / Datenanalyse / MS insbesondere Project und Excel ACCESS sind vorteilhaft
- einen sicheren Umgang mit dem MS Office-Paket, SAP Kenntnisse sind wünschenswert
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