Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)
05.09.2024
Landeshauptstadt Dresden
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Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)
Landeshauptstadt Dresden
Dresden (DE)
Aktualität: 05.09.2024
Anzeigeninhalt:
05.09.2024, Landeshauptstadt Dresden
Dresden (DE)
Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)
Aufgaben:
- Organisation und Steuerung der Büroprozesse des Abteilungssekretariates
- Sekretariatsführung, Postbearbeitung, Korrespondenz
- Führung der Terminliste und Terminkontrolle, Terminierung und Überwachung von Wiedervorlagen, Entscheidung über Dringlichkeiten von Informationen und Dokumenten und deren Weitergabe
- Terminkoordinierung für den/die Abteilungsleiter/-in und Führen des Lotus-Notes-Kalenders
- Repräsentations- und Assistenzaufgaben
- Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound), Weiterleitung von Anfragen
- organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Beratungen in der Dienststelle (bspw. Raumplanung, Einladungen, terminliche Abstimmungen, Vorbereitung/Zusammenstellung von Unterlagen, ggf. technische Ausstattung, Service), Vorbereitung von Videokonferenzen und Web-Konferenzen in virtuellen Besprechungszimmern, Nutzung von Kollaborationsplattformen, Protokollerstellung für die vorgenannten Beratungen
- Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
- Unterstützung sowie Entlastung der Abteilungsleitung sowie im Bedarfsfall der anderen Abteilungssekretariate
- Unterstützung der anderen Abteilungsleitersekretariate bei Engpässen
- Digitalisierung aller Posteingänge in Papierform und entsprechende Zuordnung
- Ablagen- und Aktenmanagement, Datenbankpflege
Qualifikationen:
- abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren oder vergleichbar (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte/-r, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Fachangestellte/Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement) oder Angestelltenlehrgang I
- Kenntnisse im Bereich der Bürokommunikationstechnik
- sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
- Erfahrung in der Büroorganisation
- vorhandene Datenschutzkenntnisse
- Kenntnis von Aufgaben und Verwaltungsabläufen in einem Sekretariat oder in einer Behörde
- Freundlichkeit, Eloquenz, Loyalität, souveränes Auftreten, Organisationstalent, Stressresistenz, Verlässlichkeit, Selbstorganisation und Geduld
- Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zur Führung eines Kfz
Standorte