Sekretär ­­/­­ Assistent für den Programmbereich zivile Hubschrauber (m/w/d)

- Planung und Verwaltung von Terminen sowie Koordinierung des Terminkalenders - Terminabstimmung und -festlegung mit Geschäftspartnern, Kunden oder internen Bereichen - Organisation von Tagungen, Konferenzen oder Besuchsprogrammen, einschließlich Begleitung und Abrechnung - Unterstützung des Teams bei den täglichen Verwaltungsaufgaben wie Zeitmanagement, Reiseplanung, Verwaltung der Ausgaben, Bestellungen, Anfertigen von Memos, Sammeln von Informationen für die Entscheidungsfindung und Vorbereitung von Dokumenten zur Unterzeichnung - Inempfangnahme und Weiterleitung von Informationen - Pflege von Verteilerlisten - Vorbereitung von Präsentationen - Unterstützung bei SQCDP und KPI Reporting - Strukturierte Ablage von Dokumenten unter Verwendung von Standard- und neuen digitalen Systemen - Zahlungsanweisungen und Bewirtungsspesenabrechnungen - Unterstützung bei der Budgetplanung und Budgetverwaltung - Verwaltung von Umzügen - Begrüßung und Betreuung von Besuchern - Aufgaben im Bereich der Gebäudeverwaltung sowie Gebäudemanagement - Unterstützung des Gebäudeverantwortlichen - Start- und Nachverfolgung von Anfragen (z.B. IT-Requests) - Verwaltung von Büromaterialien und Getränkebestellungen - Zusammenarbeit im Team, insbesondere im Verbund mit anderen Sekretariaten