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31.08.2024
Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
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Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
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Informationen zur Anzeige:
Registratorin / Registrator (m/w/d)
Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Potsdam (DE)
Aktualität: 31.08.2024
Anzeigeninhalt:
31.08.2024, Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Potsdam (DE)
Registratorin / Registrator (m/w/d)
Aufgaben:
Sie sind für die Verwaltung der Aktenbestände verantwortlich.
- Einscannen und EDV-gestützte Erfassung von Schriftgut
- Ordnen von Schriftgut nach inhaltlichen Kriterien in einer nach Sachgesichtspunkten vielfach gegliederten Registratur (Trennen und Zusammenfügen von Schriftgut mit unterschiedlichen Sachverhalten nach Bearbeitungszusammenhängen
- Prüfung der Vorgänge auf Aktenreife
- Aktenbildung unter Berücksichtigung vorgegebener Ordnungsprinzipien, inhaltliche Zuordnung nach Aktenplan und systematische Vergabe des Aktenzeichens
- zeitnahe Bereitstellung erfasster Vorgänge/Akten auf Anforderung
- Überwachung von Wiedervorlageterminen
- Aussonderung von Schriftgut
- Aktualisierung des Aktenplans
- Mitarbeit in der Poststelle - Botendienst
- Unterstützung bei der Koordinierung von Anfragen an die zentrale Behördennummer 115
Qualifikationen:
- abgeschlossene Berufsausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren zur/zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste (Archiv), Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Ausbildung
- vertiefte und anwendungsbereite Fachkenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet des Archivierens/Registrierens
- Kenntnisse der Vorschriften und Richtlinien der Schriftgutverwaltung
- Kenntnisse der Funktionsweise und Handhabung elektronischer Registratur- bzw. Vorgangsbearbeitungssysteme
- Verwaltungserfahrung, insbesondere im Bereich der Registratur/Schriftgutverwaltung einer kommunalen Behörde, Landes- oder Bundesbehörde
- Kenntnisse in der Anwendung eines DMS/VBS
- gute Auffassungsgabe
- Fähigkeit zum methodischen Ordnen und Gliedern
- sicheres schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- hohe Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
- Selbständigkeit, Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
Standorte