Personal & Team Assistent - Waffensysteme (d/m/w)

● Fristgerechte und effiziente Unterstützung eines Vice Presidents, eines Senior Managers und von den Teams ● Kalenderpflege (Terminanfragen, Terminkonflikte, Terminverschiebungen) sowie die Bearbeitung des Postein- und ausgangs ● Dokumentenbearbeitung und -archivierung ● Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops) ● Erstellung und Aktualisierung von Protokollen ● Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Reisekostenabrechnung) sowie Kontrolle der Reisekosten der Abteilung ● Organisation von Besprechungen (Raumbuchungen, Cateringbestellungen, Bewirtungsnachweise für Kantine, Tischreservierung Kantine) sowie Durchführung des Besuchskontrollverfahrens der einzelnen Projekte ● Verwaltung des Büromaterialbedarfs sowie Betreuung des IT-Bedarfs der Mitarbeiter (Hard- und Softwarebestellungen, Accountverlängerungen, Accountentsperrungen, Profiländerungen) ● Betreuung von Newcomern (Beantragung Benutzeraccount, Bestellung Hardware und Telefon, Beantragung Telefonaccount, Bestellung Bürostuhl) ● Bearbeitung von Umzugsanfragen der Mitarbeiter Erstellung von verschiedenen Anfragen über Facility Management (Entsorgungsanforderung, Kleinauftrag, Sonderreinigung, Störmeldung, Planungsanfrage, Möbelanfrage) ● Erstellen von Einkaufswägen für Bestellungen in mySupply ● Kontrolle und Pflege des Zeitmanagements der Mitarbeiter (Stempelzeiten, Urlaub- und Gleitzeiteinträge, Mehrarbeit, Dienstreisezeiten, LAKO-Anträge, Sonderurlaubsanträgen für die Mitarbeiter, Kontrolle und Durchführung der Stundenbuchungen der Mitarbeiter in SAP (Kontierungen, Genehmigungen, Auskunft über Buchungsnummern) ● Erstellung von Auswertungen und Übersichten in Excel (Übersicht Gleitzeit- und Urlaubsstände, Mitarbeiterliste, Urlaubsplanung) ● Verwaltung der Zugriffsrechte für das Abteilungslaufwerk (FAM-Tool) sowie Betreuung der Confluence-Seite der Abteilung ● Prüfung und Aktualisierung der Ersthelfer und Brandschutz- und Evakuierungshelfer ● Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache ● Umfassende Betreuung während des Einstellungsprozesses und natürlich auch als Mitarbeiter/in