Personal & Team Assistant (m/w/d)

- Fristgerechte und effiziente Unterstützung eines Vice Presidents, eines Senior Managers und von Teams - Kalenderpflege (Terminanfragen, Terminkonflikte, Terminverschiebungen) sowie die Bearbeitung des Postein- und ausgangs - Ansprechstelle für alle administrativen Tätigkeiten - Dokumentenbearbeitung und -archivierung - Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Besprechungen, Sitzungen, Workshops) - Erstellung und Aktualisierung von Protokollen - Organisation von Dienstreisen (Planung, Buchung, Reisekostenabrechnung) sowie Kontrolle der Reisekosten der Abteilung - Organisation von Besprechungen (Raumbuchungen, Cateringbestellungen, Bewirtungsnachweise für Kantine, Tischreservierung Kantine) sowie Durchführung des Besuchskontrollverfahrens der einzelnen Projekte - Verwaltung des Büromaterialbedarfs sowie Betreuung des IT-Bedarfs der Mitarbeiter (Hard- und Softwarebestellungen, Accountverlängerungen, Accountentsperrungen, Profiländerungen) - Betreuung von Newcomern (Beantragung Benutzeraccount, Bestellung Hardware und Telefon, Beantragung Telefonaccount, Bestellung Bürostuhl) - Bearbeitung von Umzugsanfragen der Mitarbeiter Erstellung von verschiedenen Anfragen über Facility Management (Entsorgungsanforderung, Kleinauftrag, Sonderreinigung, Störmeldung, Planungsanfrage, Möbelanfrage) - Erstellen von Einkaufswägen für Bestellungen in mySupply - Unterstützung der Mitarbeiter bei Auslagenerstattungen - Kontrolle und Pflege des Zeitmanagements der Mitarbeiter (Stempelzeiten, Urlaub- und Gleitzeiteinträge, Mehrarbeit, Dienstreisezeiten, LAKO-Anträge, Sonderurlaubsanträgen für die Mitarbeiter, Kontrolle und Durchführung der Stundenbuchungen der Mitarbeiter in SAP (Kontierungen, Genehmigungen, Auskunft über Buchungsnummern) - Erstellung von Auswertungen und Übersichten in Excel (Übersicht Gleitzeit- und Urlaubsstände, Mitarbeiterliste, Urlaubsplanung) - Verwaltung der Zugriffsrechte für das Abteilungslaufwerk (FAM-Tool) sowie Betreuung der Confluence-Seite der Abteilung - Prüfung und Aktualisierung der Ersthelfer und Brandschutz- und Evakuierungshelfer - Erstellung und Aufbereitung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache