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Team-Assistenz Project Execution (m/w/d)
Hays Professional Solutions GmbH Standort Dortmund
Dortmund (DE)
Aktualität: 18.10.2024
Anzeigeninhalt:
18.10.2024, Hays Professional Solutions GmbH Standort Dortmund
Dortmund (DE)
Team-Assistenz Project Execution (m/w/d)
Aufgaben:
- Administrative Unterstützung des Bereichs Project Execution bei der Terminverwaltung/-koordination und der Organisation von internen/externen Meetings, Reisen, Konferenzcalls, Workshops und Veranstaltungen (Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationsmedien, Schulungen, Protokolle & deren Nachverfolgung, aber auch Buchung der Räumlichkeiten, Verpflegung,Terminmanagement, etc.)
- Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten, Protokollen und Präsentationsunterlagen im Tagesgeschäft
- Betreuung und Steuerung der internationalen Korrespondenz und mündlichen Kommunikation mit internationalen Geschäftspartnern
- Aktive Mitarbeit bei der Erstellung und einfachen Aufbereitung von Auswertungen, Statistiken und Analysen für die zugehörigen Abteilungen
- Ansprechpartner innerhalb des Bereichs für die allgemeine Büroorganisation und die Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Visa Beschaffung
- Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten, u.a. Stundenbuchungen, Monatsabschlüsse, das Budgetmanagement und die Kontrolle, inkl. Prüfung von Rechnungen und deren Buchung
Qualifikationen:
- Sie überzeugen mit mehrjähriger Berufserfahrung basierend auf einer abgeschlossenen kaufmännischen oder vergleichbaren Ausbildung. Weitere Qualifikationen sind vorteilhaft
- Sie konnten bereits Erfahrung in vergleichbarer Position im internationalen Konzernumfeld sammeln
- Sie bringen profunde Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (Outlook, Excel, Power Point, Word) mit, SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Sie überzeugen durch eine organisierte, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation und Engagement
- Sie zeichnen sich durch Ihr freundliches, offenes, sicheres und zuvorkommendes Auftreten sowie durch Ihre ausgeprägten Kommunikations-, Abstimmungs- und Teamfähigkeiten aus
- Auch in stressigen Situationen bewahren Sie stets einen kühlen Kopf
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab
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